- 30.06.2021 -

Workforce Management - Die hohe Schule der Personaleinsatzplanung

Von Marcel Boci

Workforce Management? Als ich zum ersten Mal über diesen Begriff gestolpert bin, habe ich das Ganze im Stillen für mich übersetzt: Arbeitskräfteverwaltung - das klingt doch recht vage. Eigentlich könnte man eine ganze Doktorarbeit zu diesem komplexen Thema schreiben. Jedoch schlummert im Kern der Thematik eine recht simple Frage: Wie kann der Mensch die anfallende Arbeit am besten bewältigen?

Exkurs: Was ist eigentlich der Unterschied zwischen Personaleinsatzplanung und Workforce Management?


Personaleinsatzplanung = Zeitliche Arbeitseinteilung der Mitarbeiter:innen für einen bestimmen Zeitraum (Tag, Woche, Monat)


Ziel ist es natürlich, die richtige Person, zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort einzusetzen.


Doch wie definiert sich, der richtige Zeitpunkt und richtige Ort? Oder anders formuliert: Welche Arbeit fällt wann, wie lange und in welchem Ausmaß an? Was ist also der tatsächliche Bedarf?


Kernelemente des Workforce Managements sind Bedarfsorientierung und Optimierung. Durch die Analysen vergangener Prozesse und den daraus abgeleiteten Erfahrungswerten, sollen möglichst gute Prognosen für die Zukunft erstellt und dadurch eine optimierte Steuerung des Personals ermöglicht werden. Die Personaleinsatzplanung ist also ein Teilbereich des Workforce Managements.

Starten wir doch einfach mal mit einer scheinbar banalen Frage: Wie lange dauert der Kassiervorgang eines Einkaufswagens?
Zunächst hängt die Dauer des Kassiervorgangs von der Anzahl der zu scannenden Produkte ab. Aber nicht alle Produkte lassen sich überhaupt scannen. Eventuell fehlt der Barcode oder das Gemüse wurde beispielsweise vergessen zu wiegen. Dazu kommt, dass kein Warenkorb dem anderen gleicht. Ebenfalls macht es einen zeitlichen Unterschied, ob die Kund:innen mit der Karte oder mit Bargeld bezahlen möchte.

 
Wie lange dauert der Kassiervorgang dieser beiden Einkaufswagen?

Abbildung 1: Einkaufswagen 1*

Abbildung 1: Einkaufswagen 2*

Bei unserem letzten PEP BALANCE Advisory Board haben wir auch unseren Kund:innen diese Frage gestellt. Die Spanne der Antworten war sehr breit. Die Quintessenz ist, dass es sich mit reinem Augenmaß schwer einschätzen lässt, wie viel Arbeit wo und wann tatsächlich anfällt.


Das eben genannte Beispiel lässt sich auf viele weitere Tätigkeiten in den Supermärkten übertragen, die noch weitere Dimensionen beinhalten: Das Management der Obst-Gemüse-Abteilung, das Auffüllen der Regale oder auch den Bedarf an der Bedientheke.


Kann ein nicht kundenfrequenz- oder umsatzgetriebener Bedarf überhaupt berechnet werden? Ja!


Durch die Kooperation zwischen Jurjen de Vries und PEP BALANCE können, anhand mehrerer Millionen quantitativ ausgewerteter Daten und Erfahrungswerte, Arbeitsprozesse objektiv analysiert und in eine optimale Personaleinsatzplanung übersetzt werden.

 
Natürlich wollten bei dem Advisory Board auch herausfinden, ob seitens der Kund:innen Interesse an diesem Thema besteht: „Das Thema Workforce Management scheint einen Nerv zu treffen. Das Interesse an der praktischen Umsetzung war sogar viel höher, als wir gedacht hätten“, attestiert Burkhard Fischer von Jurjen de Vries. Daher freuen wir uns auf die weiteren Ergebnisse dieser Kooperation, mit deren Weiterentwicklung wir unseren Kund:innen zukünftig eine weitere Unterstützung für eine optimierte Personaleinsatzplanung anbieten können.

*Auflösung der durchschnittlichen Kassierzeit der beiden Einkaufswagen: Einkaufswagen 1: 115 Sekunden; Einkauswagen 2: 130 Sekunden

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